获证客户须知

目  录

1. 认证证书及标志的使用说明

2. 监督审核的说明

3. 认证注册资格的保持或拒绝、扩大/缩小、变更、暂停、恢复、撤 销、注销和更新换证的说明

4. 再认证审核的说明

5. 特殊审核

6. 投诉的处理说明

7. 申诉的处理说明

8. 争议的处理说明

9. 客户信息变更通报管理规定

1、认证证书及标志的使用说明

1.1认证证书和标志

A. 认证证书：HTC对受审核客户符合认证要求所颁发的证明文件，通常情况下有效期三年。HTC可颁发质量体系（QMS)、环境管理体系（EMS）、职业健康安全管理体系（OHSMS)认证证书。

B. 认证标志：HTC对受审核客户符合认证要求所给予的认证标志。海南天择认证有限公司(HTC)的认证标志为QMS、EMS、OHSMS认证标志，如下图所示：（应以最新认证证书中的信息为准）。

1.2获证客户在宣传认证结果时不得损害本公司的声誉，对认证的宣传应符合本公司的要求。

1.3 获证客户对外宣传时，不能采用误导方式使用认证证书和认证标志，认证只能证明其体系符合了特定标准或其他引用文件，不能暗示其产品或服务得到了认证，并确保使用的认证标志与客户体系依据标准一致。如在传播媒体上（互联网、宣传册、杂志、书籍、广告、促销材料等）引用认证资格时，不能改变认证文件的原意或产生潜在的误解；在其他文件，如投标书中引用认证资格时，应采用认证证书的全部内容。

1.4 认证证书、标志可用作广告、展销会、订货会或推销产品时进行宣传和展示。

1.5 认证标志不可直接使用在产品上，不能作为证明或暗示产品合格。

1.6 认证标志只允许获证客户使用，不准以任何方式转让、出售、借用或冒用。使用标志时，应同时注明证书注册号。防止不正确使用包括对认证的虚假声明和对标志的误用，这种误用可能导致暂停或撤销认证资格。注：认证注册号是指海南天择认证发放的认证证书的注册编号。

 1.7 如获证客户发生重大变化并影响认证资格的保持时，应向HTC申请变更，并不得继续使用已获得的认证证书。

1.8 如获证客户证书被暂停或撤消时，应按照HTC的有关要求停止使用所有引用认证资格的材料。

1.9 在认证的产品范围或区域范围被缩小时，获证客户应对原宣传资料进行修改。

1.10 在使用认证资格时，不得使HTC和（或）认证制度的声誉受到影响。

1.11 为防止错误地使用认证证书和标志，获证客户可将使用方案报HTC备案。

1.12认证证书有效期内，获证客户每年需接受HTC对其证书有效性的确认，出现以下情况之一的，获证客户应提出书面申请及有关证实材料，经HTC评审后（必要时需现场审核），予以换证：

A.依据的标准变更;

B.证书持有者变更;

C.体系覆盖范围变更;

D.上级主管部门对认证证书内容的有关规定变更;

E.引起证书内容发生变更的其它情况。

1.13 HTC负责解释认证证书及标志使用中的问题。

2、监督审核的说明

2.1 为保持获证客户的管理与标准的要求持续一致，证明对体系保证能力的持续承诺。促进获证客户管理的改进和提高以维持认证资格，HTC对获证客户每个自然年至少进行一次监督审核，初次认证后的第一次监督审核应在认证决定后12个月内进行，此后，每次监督审核的时间间隔一般不超过12个月。

2.2 监督审核内容：对认证范围内有代表性的区域和职能进行监视，并应考虑其变更情况.至少包含以下方面的内容：

A.与管理层沟通;

B.定期评价及评审有关法律法规的符合性程序的实施;

C.内部审核和管理评审;

D.对上次审核中确定的不符合采取的措施;

E.投诉的处理;

F.实现组织方针和目标方面的有效性;

G.绩效完成情况;

H.为持续造进而策划的活动的进展;

I.持续的运作控制;

J.任何变更及符合性;

K.标志的使用和（或）任何其他对认证资格的引用;

L.信息沟通;

M.针对HTC有关认证要求的执行情况。

注：获证客户两次内审、两次管理评审之间的时间间隔通常不宜超过12个月。

2.3 获证客户有权对认为不适宜参加监督审核的审核人员提出异议。

2.4 获证客户监督审核后，经HTC评定通过，向其发放监督审核合格标识，获证客户须将合格标识粘贴于认证证书正本／副本的相应年度监督合格标识粘贴处。

2.5 认证证书在正常时间间隔内贴有监督审核合格标识方为有效。

3、认证注册资格的授予或拒绝、保持、扩大／缩小、变更、暂停、恢复、撇销、注销和更新换证的说明

3.1 保持

获证客户经HTC监督审核，其体系持续符合认证依据要求或基本符合要求，并在规定时限内提交不合格项的整改材料并经验证符合要求，则HTC保持其认证注册资格。

3.2 扩大／缩小

获证客户希望扩大／缩小认证的体系覆盖的范围或原依据标准的内容扩大／缩小时，需填报《组织信息变更通报表》，HTC评审后决定是否受理；如受理，HTC根据情况实施审核。

3.3 变更

认证依据的标准或 HTC认证要求发生修改时，或获证客户的法人资格、所有权等发生变更时，HTC将根据情况组织实施审核。

3.4 暂停

有下列情况（不限于）之一时，HTC暂停获证客户认证注册资格，暂停期最长不超过六个月。

A. 获证客户对其体系进行了影响到体系认证注册资格的修改，但未通报HTC;

B. 监督审核发现获证客户体系存在不合格项，在规定的时限内不能采取有效纠正措施， 且严重程度尚不构成撤销体系认证注册资格;

C. 获证客户违反了认证证书及标志的使用规定，且在规定的时限内不能采取有效纠正措施;

D.  获证客户体系覆盖的范围内出现重大不合格;

E.  获证客户未按照合同的约定缴纳认证费用，或者不履行合同约定的其他条款;

F.  获证客户未按规定的时限接受HTC对其实施的审核，或文件规定的特定情况出现时不能接受HTC对其实施提前监督审核或非例行审核;

G. 有充分信息表明获证客户体系不能有效运行;

H. 获证客户发生质量、环境、职业健康安全事故、质量监督或行业主管部门抽查不合格等情况，尚不需立即撤销认证证书的;

I. 获证客户的体系或体系覆盖的产品持续地或严重地不满足认证要求，包括对体系运行有效性的要求，但不需要立即撤销认证证书;

J. 获证客户未按要求对信息进行通报的;

K. 持有的行政许可证明已经过期或者失效，但已重新提交相应的行政许可申请、且申请已被相应的行政许可机关受理但尚未换证的;

L. 获证企业被有关行政监管部门责令停业整顿;

M. 获证客户主动请求暂停;

N. 其他需要暂停认证证书的情况。

3.5 恢复

获证客户被暂停认证注册资格后，必须在暂停期满前一个月提出恢复认证注册资格的申请，经HTC验证满足要求后，恢复其认证注册资格。

注：因未按期接受监督审核导致的暂停，如申请恢复，有可能因为无法临时安排审核而导致暂停到期致使证书被撤销，此风险由客户承担。为了降低这种风险，获证客应按期接受我公司安排的监督审核。

3.6 撤销/注销

3.6.1 有下列情况（不限于）之一，经HTC相关部门批准，将撤消获证客户认证注册资格：

A. 被注销或吊销《企业法人营业执照》;

B. 持有的行政许可证明已经过期或失效，且未取得相应行政机关受理其重新申请的证明;

C. 有严重违反法律法规的行为或者生产的产品或提供的服务不符合法定要求并造成严重的影响;

D. 生产的产品属于国家产业政策淘汰范围并在国内销售的，已达期限的;

E. 监督审核发现获证客户体系存在的不合格项，未在规定的时间内采取有效纠正措施，且经本公司评定认为其严重程度已构成撤销其认证注册资格;

F. 暂停认证证书的期限已满但导致暂停的问题未得到有效的解决或纠正;

G. 获证客户体系或体系覆盖的产品不符合认证依据或相关产品标准要求，需要立即撤销认证证书的;

H. 获证客户出现质量、环境、职业健康安全、食品安全卫生事故、质量监督或行业主管部门抽查不合格等情况，需要立即撤销认证证书的;

I. 获证客户不再生产体系覆盖内产品的;

J. 获证客户对相关方重大投诉未能采取有效处理措施的;

K. 获证客户虚报、瞒报获证所需信息的;

L. 获证客户申请撤销认证证书的;

M.  获证客户拒绝配合国家认监委和地方认证监管部门实施的监督检查，或者对有关事项的询问和调查提供了虚假材料或信息;

N. 没有运行管理体系或者已不具备运行的条件;

O.不按规定正确引用和宣传获得认证信息，造成严重影响或后果;

P.  其他构成撤销体系认证注册资格情况。

3.6.2 有下列情况之一，HTC将注销获证客户认证注册资格：

A.由于认证要求和／或依据标准发生变更，获证客户不愿或不能符合新要求;

B.在认证证书有效期届满前三个月时，获证客户不愿向HTC提出再认证申请;

C.获证客户提出注销申请。

HTC 撤消／注销获证客户认证注册资格后，HTC 将其从HTC 认证企业名录中删除，并通报国家认监委（CNCA），获证客户须按国家认监委（CNCA）规定，从即日起禁止继续使用与宣传认证证书。

3.7 换证

有下列情况之一：

A.获证客户申请认证依据标准和／或HTC认证要求发生修改时；

B.体系覆盖范围变更时；

C.获证客户法人资格、所有权等发生变更；

D.引起认证证书内容变更的其它情况（如：客户名称、地址变更）。

获证客户应提出书面申请，必要时应提供有关书面证实材料，HTC 将根据情况对获证客户进行审核和/或验证书面材料，达到批准条件的换发证书。

3.8授予或拒绝

经过现场认证审核，对于符合要求的，将授予认证；当不符合要求的，将拒绝认证。

4、再认证审核的说明

4.1 获证客户证书有效期届满前三个月时，HTC将与获证客户联系再认证事宜，如获证客户要继续保持认证注册资格，HTC将按认证程序对其进行再认证。

4.2 获证客户提出要求，将监督审核和再认证合并进行时，或HTC根据年度监督审核结果认为必要时，再认证可提前。

4.3通常情况下，再认证只进行一个阶段的现场审核。

4.4在认证证书有效期内，当管理体系、获证客户或管理体系的运作环境（如法律的变更）有重大变更时，再认证审核可能需要安排第一阶段审核。

4.5再认证审核必须在证书有效期内完成全部认证程序。

5 、特殊审核

5.1 扩大认证范围的审核

对于已获证的客户如需扩大认证范围，应至少在审核前10个工作日向HTC提出书面申请，经评审受理后安排审核。

5.2  针对投诉、客户变更、暂停企业的审核安排

对于获证客户出现重大质量／环境／职业健康安全事故的，或者在国家、地方监管过程中发现问题的，HTC 将进行非例行的稽查审核，审核的重点主要是确认出现问题的方面对体系的影响程度，以便做出能否保持认证注册资格的结论。

对于针对获证客户的投诉，HTC可能会安排现场审核，以确认投诉事实。

对于获证客户因法律地位、组织和管理层、获证覆盖范围、过程的重大变更等，HTC将进行非例行的审核，以便确认其相关的变更是否对其管理体系产生了重大的影响，最终决定具能否保持认证注册资格或对其原注册的认证证书覆盖范围做出合理的变更。

对于在认证有效期内出现暂停情况的企业，HTC将视情况在暂停到期前进行监督审核，以决定是否同意恢复认证注册资格。

对于上述情况，可能提前较短时间通知客户，HTC将充分考虑审核组的公正性和专业能力，确保审核的有效性。

6、投诉的处理说明

6.1 HTC接到投诉后，应向投诉人了解所投诉事件的细节情况，请其提供必要的证明材料并签名或盖章。对于匿名投诉、与 HTC负责的认证活动无关的投诉等可不予受理，但HTC 可将其作为工作改进的参考，进行必要的调查、记录并在适当时采取纠正、预防措施。

6.2 HTC收到投诉书面申请之日起，应于15日内对投诉事项进行初步核实，收集有关材料，作出如下处理:

A. 符合本程序要求的予以受理;

B. 不符合本程序规定的受理要求的，应当通知投诉人，并告知不予受理的理由。

C. 根据投诉内容开展全面调查，有权根据法律、行政法规及部门规章的规定，自行收集或召集相关部门进行全面调查，相关部门应当给予全力配合。

D. 对由中心授权分支机构进行的投诉调查，分支机构将及时对调查的投诉进展情况向HTC报告，并将最终投诉调查书面结果由分支机构领导签署后报HTC。

E. HTC应在作出决定之日起10日内将最终投诉调查结果告知投诉人。

F. 对查证属实的被投诉人的违规行为，HTC应当按照有关规定作出相应行政处理；如违规行为超出HTC职权范围，应提请相关主管部门作出处理。

G. 对查证属实的被投诉人的违法行为，依照相关法律规定及程序移交相关主管部门处理。

J. 投诉应当自受理之日起60日内办结；对情况复杂的投诉案件，经总经理批准可适当延长办理期限，但延长期限不得超过30日。如在投诉处理过程中需要进行检测、鉴定的， 检测、鉴定时间不计入投诉处理时间内。

K. 如投诉人对处理结果不满，可在接到投诉处理结果的10日内向HTC维护公正性委员会或上级主管部门再次提出申诉或投诉。

7  申诉的处理说明

7.1  申诉方对HTC体系认证有关的评定结果持有异议时，可向HTC提出中诉，申诉必顿在评定结果得出后的10个工作日内以书面形式提出，同时应预付2000元人民币的保证金用以支付与申诉有关的，可能发生的任何费用，申诉事件由HTC受理，上报 HTC公正性委员会，组建申诉工作组，要求工作组均由与被查事项无关的人员组成，并事先征求申诉方的意见。

7.1.1 申诉工作组在10个工作日内指派专人与申诉方进行一次对话，进一步了解申诉内容，做出申诉处理结论，若申诉方继续要求申诉，申诉工作组将有权采取各种措施了解事实真相。

7.1.2 申诉工作组应在3个月内做出有根据的公正的判断，并出据《申诉处理报告》，经HTC总经理签字确认后，以书面形式通知各有关方。

7.1.3 在申诉方以书面形式正式提出申诉后到申诉工作组做出最终裁定前，申诉方有权向申诉工作组进行当面申辩。

7.1.4  如果申诉方仍有异议，可向有关主管部门提出上诉。

7.2   申诉处理过程中与申诉方的谈话内容将做详细的记录，申诉方给予确认。

7.3  对于申诉处理过程中发现的HTC体系存在的问题，HTC 将及时采取适当的纠正／预防措施，并确保其有效性，以避免问题的再次发生。

7.4  申诉处理的费用经确认后，由败诉方承担，申诉方为胜诉方时，保证金立即退还申诉方：申诉方为败诉方时，用保证金结清，余款立即退还申诉方，若保证金不足，申诉方有义务自裁定之日起10个工作日内将不足部分支付给HTC。

8   争议的处理说明

8.1 对争议的处理HTC依据具体问题具体分析的原则，对于如审核过程中发生的争议应由审核组长和／或审核部协同争议各方协商解决。

8.2 如争议不能当场解决，则应书面报HTC技术部，由技术部依据争议内容责成相关部门解决，并将处理结果通知争议双方。

8.3 如果当事方与HTC对某一事物的结果或某一人／事持有异议，在双方协商无效时，可向HTC提出申诉／投诉。

8.4 如果申／投诉方及争议双方与HTC对申诉或投诉、争议的处理结果仍持有异议，在双方协商无效时，可向有关主管部门提出上诉。

另：纯理论、纯技术问题不容争议。

9、客户信息变更通报管理规定

9.1获证客户应按HTC的规定要求及时向HTC通报信息，填写和上报《组织信息变更通报表》，并附上必要的资料或说明，为HTC实施监督活动或再认证提供基础资料，变更包括（但不限于）下列有关方面内容：

A.法律地位、经营状况、组织状态或所有权发生变化;

B.取得的行政许可资格发生变更;

C.组织和管理层（如关键的管理、决策或技术人员）等发生变化;

D.企业名称、法人、最高管理者、管理者代表、联系人、联系地址和场所;

E.获证覆盖的运作范围发生变化;

F.管理体系和过程的重大变更;

G.获证客户发生重大质量问题引起媒体的通告或曝光;

H.获证客户发生产品质量安全、环境污染或者生产安全事故;

I.获证客户受到上级主管单位行政处罚等其他情况;

J.客户及相关方有重大投诉;

K.生产的产品被行政机关认定不符合法定要求;

L.与运行有关的其他情况。

9.2 获证客户指定信息通报联系人，其体负责信息的填报和与HTC的联系。信息通报须山管理者代表签发。

9.3《组织信息变更通报表》中内容发生变更时，应及时上报 HTC，特别是重大安全事故、重大投诉应随时通报，若因客户隐瞒实情不上报而造成的后果，由客户自行负责。

9.4 获证客户认证信息变更后，HTC将其信息上报认证机构主管部门，同时在HTC网站发布，客户可登录http://www.tzrz.org.cn/查询。查询时将客户全称和认证注册号同时输入即可查询有关信息（认证注册号中如有“0”时，“0”均为数字零）。

9.5 HTC 市场部负责与获证客户的直接联络，如有需求，请拨市场部的联系电话：0898-65225405。

注：  由于法律法规或认证规则会发生变更，为持续符合要求，本公开文件会进行修订，请及时从HTC网站下载最新有效版本。网址：www.tzrz.org.cn。